第一节 高校秘书文书撰写基本要求
文字表达能力是文秘人员的基本功，优秀的文字秘书相当于一个单位的“笔杆子”。
高校公文文书和事务文书（以下简称文书）撰写是秘书工作的重点和难点，文书撰写要求是“高标准、高效率、高质量”，必须精准把握文书写作的四要素：语言（写作“细胞”）、主旨（写作“灵魂”）、材料（写作“血肉”）和结构（写作“骨骼”）。一、语言基本要求（一）准确文书要求能够把国家政策法规、领导意图准确无误地传递给受众，将作者所要表达的理论和观点精准地表达出来。准确性是公文写作语言的最基本的、第一位的要求。
所谓准确，“准”就是“精准精确”，“确”就是“正确确实”。准确是文书的生命和质量。
具体要求：
1.时间（时期）准确
在秘书写作实务工作中的应用如下：
（1）会议通知，会议召开的时间应准确到何年何月何日何时何分（如：2021年6月18日09：00-10：30）。会议时间不准确，可能导致参加会议的人员迟到或早到现象发生，影响会议正常召开。
（2）重大事故报告。当学校发生安全生产事故向上级报告时，事故发生的时间应准确到何年何月何日何时何分（如：2021年5月15日16：44）。事故发生的时间不准确不正确，将会影响依法及时报告。
（3）起始时间（日期）准确是指准确计算权利的时间节点。如：学校《民事上诉状》依据《民事诉讼法》第一百六十四条规定，向上级法院提交的时间期限是学校签收一审判决书之日起15日内，否则丧失上诉权，一审法院判决书生效。
（4）起始时间（日期）准确是准确计算学校履行报告义务的时间节点的依据。当学校发生安全生产事故需要依法及时报告，否则将面临处罚。
2.地点（场所）准确
在秘书写作实务工作中的应用如下：
（1）会议通知，会议召开的地点应准确到具体的房间（如：学校办公大楼四楼406号房间）。会议地点（场所）不准确会导致参加会议的人员找错或找不到开会地点，影响会议正常召开。
（2）重大事故报告。如当学校发生事故向上级报告时，事故发生的地点（场所）应准确到具体的地点（场所），如：学校教学楼五楼511教室。事故发生的地点（场所）将影响事故责任者的定性或处罚。
3.数据（数字）准确
在秘书写作实务工作中的应用如下：
（1）在《请示》《报告》等文书中相关数据必须准确无误，数据不准确将会影响上级决策或情况判断。比如：重庆市教育委员会要求主管的高校每年要提交《高等学历继续教育校外站点的自查报告》，该报告中涉及高校在校外办学的专业数据、招生和录取人数、收费标准等数据，这些数据必须精准正确。
（2）数据（数字）是否准确将影响事故性质和等级。当高校发生安全生产事故时，在向有关部门报告时伤亡人数或直接经济损失的数据必须准确，谎报或者瞒报事故的将依据《生产安全事故报告和调查处理条例》第三十六条第一款第一项规定，实行“双罚制”，即对高校处以罚款，对高校主要负责人、直接负责的主管人员和其他直接责任人员处以罚款。构成犯罪的，依法追究刑事责任。
4.人物准确
在秘书写作实务工作中的应用如下：
（1）会议通知中参加会议的人员文字表达准确无异议。如：“学校召开党风廉政会议，参加会议人员：学校党委书记、学校纪委书记、校长、纪检委员。”这里的“纪检委员”的表达是不精准的，因为学校纪检委员包括三类人员：第一类是学校党委纪检委员；第二类是学校二级单位党总支纪检委员；第三类基层党支部纪检委员。因此，该会议通知中的纪检委员应该具体明确。
（2）学校《决定》中涉及的师生姓名应准确无误，同姓同名的还应标注年级、专业、班级。如：学校《关于授予2021届本科毕业生学士学位的决定》《关于表彰2021届校级优秀毕业生的决定》《关于授予2020届成人高等教育及高等教育自学考试本科毕业学生学士学位的决定》等文件，这些学校文件中相关人物姓名、文件草拟人、审核人要反复核对核实，做到绝对准确。如果姓名错误将影响师生今后就业、职称评定、公务员考试等。
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