打电话的风度 你有时是不是低着头接电话？ 一边做着其他的事情，一边低着头讲电话，我们的胸部会受到压迫， 声音也很容易变得沉闷。所以我们在接电话时，眼睛一定要注视正前方， 咬字清晰地说出每一句话。这种接电话的方式最容易让对方听清，又能给 对方留下性格开朗的好印象。说话时要对嘴唇的上下开合有一定的意识， 这样发出的声音(让对方听起来悦耳的声音)才能给对方留下好印象。 电话铃声响过两声之后再接时机最好。电话铃刚响就马上接起来，会 令对方措手不及，因为他可能还没有做好通话的准备。如果在电话铃响过 三声后才接听，要在报出自己公司名称之前先加上一句“让您久等了”， 然后再用明朗的声音慢慢地报上公司名称，“这里是某某公司”。 为了不漏听对方的公司名称和姓名，我们要在手边准备一些可以做笔 记的便笺，而且不要忘记口头确认：“某某先生对吧！” 虽然电话是看不见彼此的交流工具，但是，如果接电话时的姿势太随 意，态度不认真，对方肯定能通过我们的声音感受到我们的这些行为。有 一天我在电视上看到一个介绍“大阪丽思卡尔顿酒店”待客之道的节目， 有一个场景让我非常有感触，所有电话接线员在接电话时，都要对着放在 自己电脑旁边的镜子确认自己的笑容。这种员工教育真的是无懈可击。 我们打电话给对方时，由于不知道对方正在做些什么，所以与对方通 话并报上自己的公司名字后，要出于礼貌地向其询问现在是否方便讲话。 通话结束后就到了该挂断电话的时候了。如果对方是自己的上司或客 户，我们要在听到对方挂断电话的声音之后再挂电话。即使我们拥有主导 权，是应该先挂电话的一方，也要先和对方打声招呼表示自己要挂电话了 ，然后在心中默数三秒之后再挂断。．这样做是考虑到对方可能会突然想 到有什么要说而给其留出一些时间。 电话用语要简洁 工作电话要尽量做到用时短少，措辞简洁。 首先告诉对方自己的姓名，然后向其询问现在通话是否方便。得到肯 定回答后，不要再进行寒暄，而是要直入正题。 一般，我们会事先把要说的内容总结成三点。因为一般来说，人们听 到并能记住的内容最多只有三点。所以，打电话之前，首先要在纸上写出 电话打给谁，打电话的目的等重要内容，之后将这些内容记在脑子里，最 后再来打电话。 比如说，我们打电话时可以这样说， “请允许我直接进入正题，今 天要与您商量的有三点，第一点是……”，也就是说直截了当地说出自己 想说的话。 另外，不管是什么样的商务活动，都不可能只靠一通电话就能谈成。 首先我们得让对方知道自己是谁，然后告诉他们要谈的事情，最后争取面 谈机会。这个“三点”很重要，我们要靠它打动对方，使对方同意与我们 面谈。 搜集与我们通话者的相关信息，事先找到一些共同点。比如说，“听 我的老板说您是某某地方的人，我也是从那儿来的呢”，“上次的那个聚 会我也参加了”等等。也就是说首先要创造一些机缘，可以让我们顺利地 与对方建立起良好的关系。 对于电话和邮件，我们要明确它们的使命。如受到别人的照顾时，无 论如何我们都要先打去一通电话或是发出一封邮件，以表达我们的感激之 情。 除此之外，如果我们把感激之情写进一张便笺或一张卡片，再附上自 己的名片寄送给对方，那就更完美了。现如今，手写的书信已经越来越少 ，有品味的信封加上漂亮的字体肯定能给对方留下深刻的印象，因此，如 果能加以利用的话就会显得特别珍贵和独特。 另外，如果遇到对方是留言电话时，我们一定要把信息总结到20秒以 内。自报姓名后，我们可以在留言中告诉对方会再打过去，这样并不失礼 。相反，如果慌慌张张地说了一半，磁带的录音就突然到时间了，那才是 非常失礼的事情。要拜托对方的事情以及重要的事情最好不要通过留言告 知对方。P6-11
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