第一节日常工作
01 接打电话
随着科技的迅速发展， 电话在商务交往中逐渐起到了不可忽视的作用。从固定电话（fixed telephone）、公用电话（pay phone），到简便易携带的手机（mobile phone），再到视频电话（video phone），电话可谓是经历了一次次创新。
国内贸易一般会用到短途电话（short distance call）。如果是和外商联系，则要用到长途电话（long distance call）和国际电话（international call）。有了视频电话（video call）之后，大家都更倾向于使用视频电话，不仅可以听到声音，还能实时看到对方的表情。而相比传统电话所需的昂贵费用（expensive cost），视频电话所花费（charges）的流量费用真的是很少了。
对于合格的职场人士来说，掌握必要的电话礼仪必不可少。电话拨通后，礼貌地问候（greeting）之后要先表明自己的身份（introduce yourself）。这里要注意，在电话用语中，不能用I am或者Who are you，而要用This is和Who's that。千万不要出口的第一句话就错了，否则会显得很不专业，给客户留下不好的印象。
其次要询问（enquire）接电话的人是谁，弄清楚接电话的人是自己要找的人之后再进行通话。如果自己要找的人暂时不在，可以留言（leave a message）或者稍后再打（call back）。当然也可以通过语音信箱（voice mail）进行留言。如果由于信号不好或别的原因听不清楚，要礼貌地挂断（hang up）之后，再打回来。如果拨错号码（wrong number），也要礼貌地挂断。
打电话的时间（time）也需要额外注意，尽量避免午休、吃饭等时间。和外商打电话之前，一定要算好时差，以免在对方休息时打扰对方。如果是接听别人的电话，听到铃声之后要迅速接起电话（answer the phone quickly）。如果耽搁时间过长，一定要向对方致歉（apologize）。接打电话时要简洁准确地记录（record）电话内容，电话内容要简洁完备。记录电话的时候可以记住5w1h要素，即when时间、who人物、what内容、where地点、why为什么和how方式。
接打电话时要带着愉悦的心情（with a delighted mood），你的声音是可以通过情绪来传达的。接打电话时的声音不能过小，要清晰明朗。接打电话的过程中也要端正自己的坐姿，不干杂事，认真严肃地对待这件事，切不可随意散漫。
接电话的一方不宜提出中止电话（suspend the phone）的要求。当然如果有特殊情况需要中止通话，一定要和对方讲明理由，并告知对方，自己若有空闲会及时回复电话。
讲完事情之后，不要自顾自地挂断电话，要和对方友好地告别（say goodbye），然后等待对方先挂电话。
接打电话时，难免会遇到对方打错电话的情况，这个时候，仍然要保持自己的礼貌风度，切忌对对方出言不逊。如有需要，可以帮对方检查一下正确的电话号码，这并不是多管闲事，而是宣传了本公司的良好形象。
接打电话有这么多需要注意的地方，你都了解了吗？
1分钟速记
May I speak to Mr. Jackson? 我可以跟杰克逊先生通话吗？
Who is that? 你是谁？
This is Jane speaking. 我是简。
Can you leave a message? 你能留个言吗？
Hold on a moment! 请稍等！
热身词汇
answer the phone / get the phone 接电话
engaged / busy tone 占线/ 忙音
put through 接通
extension number 分机号码
pick up the phone 接电话
in a meeting 在开会
hang up the phone 挂断电话
not at the desk 不在办公桌前
hold on 别挂电话，稍等一会儿
out of office 不在办公室里
call back 打回来
pay phone 公共电话
call record 通话记录
long distance call 长途电话
call transfer 电话转接
short distance call 短途电话
leave a message 留言
international call 国际电话
take a message 带口信
mobile phone 手机
wrong number 打错电话
voice mail 语音信箱
caller 打电话的人
telephone bill 电话费
converse 交谈，谈话
keypad 键盘
dial tone 拨号音
videophone 可视电话
busy tune 忙音
speak to 和……交谈
高频口语
· Hello, this is Anna; who's that, please? 您好，我是安娜，请问您是哪位？
· Is Bruce in, please? 请问布鲁斯在吗？
· I am sorry; she is not here right now. 很抱歉，她现在不在这里。
· I am afraid he went out just now. 恐怕他刚才出去了。
· Hang on, please. I will get him. 请等一下，我去叫他接电话。
同义句型 Hold on, please. I will ask him to answer the phone.
· Would you like to leave a message? 您想留个言吗？
同义句型 Can I take a message for you?
· I will call back later. 晚会儿我再打回来。
· Would you mind speaking a little louder, please? 您能说得大声一点吗？
· Could you please tell me your name one more time, please? 请问您能再给我说一下你的名字吗？
· Well, it can't get through when I called you last time. 好吧，我上次打的时候没打通。
· Sorry, I can't catch your words. Could you speak one more time? 不好意思，我没听清楚，能请你再说一遍吗？
· Thanks for your calling. Goodbye! 谢谢你打来电话，再见。
· I must get the wrong number. 我一定是弄错号码了。
同义句型 I have dialed the wrong number. 我拨错号码了。
· I have to ring off now. 我现在得挂电话了。
· The line is out of order. 线路出问题了。
同义句型 The line is bad. 线路不好。
· There's no one named Jim. 这里没有叫吉姆的人。
快速问答
A: May I speak to Jim, please?
B: Hello, this is Jim speaking.
A: It's Jane. I'm calling to notify you that you are arranged to go on
a business trip tomorrow.
A：可以让吉姆接电话吗？
B：你好，我就是吉姆。
A：我是简。我打电话是通知你，安排你明天出差。
A: May I speak to Mr. Green, please?
B: Sorry, he is not here now. Would you like to leave a message?
A: No, thank you. There is nothing urgent. I will call him later.
A：我可以和格林先生通话吗？
B：对不起，他现在不在。你需要留个言吗？
A：不用了，谢谢。没什么急事。我稍后再打过来。
