资料保存下来，并形成系统档案，是十分有意义的，也是十分必要的。完备的参考咨询档案是参考咨询工作规范化、标准化的标志之一，也是影响参考咨询服务质量的重要因素。
所谓参考咨询档案是指图书馆在参考咨询工作结束以后形成的档案，它包括了电话记录、口头记录、信函、咨询调阅登记、咨询结果、信息反馈表及咨询服务登记表等一系列的材料。在咨询用户提出咨询、馆员受理咨询、最终给予解答等环节中，会产生大量的活动记录，特别是在对重大课题的咨询服务中尤为如此。例如，咨询问题的学科范围的确定；查找咨询答案的途径与方法；检索的类目与关键词；使用的馆藏目录、联机检索数据库、工具书刊及普通书刊的情况等资料记录并积累起来。参考咨询档案是从这些咨询实践中产生的原始记录的文字材料中提炼编制而来的，是参考咨询活动的自然产物，并非为了日后转化为档案而产生。它是咨询馆员智慧的结晶，真实地反映了他们付出的劳动。
“创业扩基，前轨可迹”、“察往知来，视兹故帙”是前辈董必武志对档案作用的高度概括。具体到图书馆参考咨询档案的作用可概括为以下几个方面。
（1）储备咨询技能资源
咨询技能资源不是天然资源，它是图书馆咨询馆员在长期参考咨询工作中积聚起来的一种经验技能。咨询馆员把在了解咨询问题与查找咨询答案过程中取得的经验，用一定的方式记录积累起来，即形成咨询技能资源。经过储备的咨询技能资源超越时间与空间的限制，可以在参考咨询工作中灵活运用，并在运用中不断得到充实和发展。从图书馆发展的角度来讲，咨询技能资源是推动图书馆参考咨询服务工作广泛深入开展的动力。
图书馆参考咨询档案是咨询技能储备的重要形式，它记载着图书馆各种咨询，如事项性咨询、数据性咨询、课题性咨询等不同的检索技能知识。将每次提供的咨询服务内容与服务成果归档保存，就意味着咨询技能知识被储备起来。认识到参考咨询档案在咨询技能资源储备中的重要性，可增强咨询馆员积累和开发利用参考咨询档案的自觉性与主动性。
（2）特殊形式的参考咨询工具
参考咨询档案全面记录了咨询课题内容与目的要求、咨询过程与时间、答复情况与提供文献目录、解决问题效果与遗留问题等信息，是一种极为有价值的情报源，可视为一类特殊的参考咨询工具。
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