第一章 时间：一种关键资源——机遇和困难
不管你做什么工作，无论是管理者还是执行人员，你都要利用各种资源。人力、资金和材料都很重要。对于某种特定的工作来说，其中一种资源可能占主导地位。然而，我们有一种共同的资源：时间。时间是个严厉的“工头”。如何在有限的时间内完成所有事情，是每个人都会面临的问题。对于有些人来说，这样的问题在某种程度上似乎永远存在；另一些人则觉得，好像总有事情阻碍工作按计划完成；更有少数人因为时间管理不当而始终处于混乱状态。
什么人需要考虑时间管理？答案是每个人，因为有效管理时间能给所有人带来潜在的益处。在任何一个组织里，总有许多因素致使恰当的时间管理举步维艰：层级结构、人力、截止日期、书面工作、电子邮件、计算机问题、会议及来自组织内外的压力和互动。这些因素的叠加使时间管理问题变得更为复杂。
本书旨在帮助人们解决时间管理问题。不论是（商业或其他）组织内部的管理人员还是执行人员，只要负责完成工作和取得成果，都适合阅读本书。如果你已经做过许多艰难的尝试来管理你的工作方式，那么采取其他一些方法可能会让你做得更好。如果你觉得自己有太多工作要做却只有太少可供支配的时间，总是在应付紧急情况而无法完成重要的工作，想改善这一切使之更有条理却不知从何入手，那么本书就非常适合你阅读。如果你的办公桌上文件已经堆积如山，你经常受到干扰，觉得在最后期限来临时不可能完成任务，你感到绝望甚至无法呼吸，那么本书绝对是为你而写的。
时间管理不是可选的，而是每个想要有效工作的人必须考虑的问题，无论是在正式场合还是非正式场合。实际上，从某种程度上来说，几乎每个人都在进行时间管理，区别在于做得好与坏以及效果如何。然而，可能你早就注意到，时间管理并不容易。即使那些以时间管理为工作内容的人，也不能保证做到 100% 正确。调查显示，大部分人可以通过反思习惯和注意时间管理原则来显著提高生产率。不过常见的情况是，遇到困难以后，人们往往难以坚持且会被旧习惯所左右。总有一种诱惑，让你对进行真正的改变失去信心，让你想要放弃甚至得过且过。从某种程度上来讲，这种诱惑往往非常强烈。
让时间为你所用
但是，这是一个正面的“但是”，你可以做出改变。这种改变不仅很有价值，而且能对你的工作和事业产生积极的影响。毫无疑问，进行时间管理的效果相当大，而且各不相同，具体如下。
■ 响你的效率、效果和生产率。这一点体现了时间管理的重要程度，因为它时时刻刻在影响你的工作。
■ 节任何工作所带来的压力。
■ 造更大的积极可见的效果。时间管理能够影响你在一个组织内的形象。良好的时间管理会使你从其他类似人才中脱颖而出，让你在职业上比其他人更容易获得成功。
因此，尽管需要花费一些时间，但是建立自己的个人时间管理系统至关重要。时间管理可被视为自我管理的同义词，它强调自律，而自律是通过习惯来巩固的。换句话说，好的一面是形成习惯之后进行时间管理就会越来越容易，良好的习惯可以使你有条不紊地规划和执行工作；另一个众所周知的事实是坏习惯很难改变。反思你的工作，你就会发现当务之急是改变坏习惯。
让时间管理为你所用需要两个关键因素：如何规划你的时间和如何实现具体细节。第一部分是实现时间管理的基础，将在本书前半部分进行讨论；第二部分包括许多可操作的因素、实践、方法和诀窍，这些都可以单独、积极地影响你的工作方式。这些因素有可能极其简单。比如说，明显频繁地查看手表可能会使来访者感觉不受欢迎，如果此时你还神色忧虑，那么来访者的不良感受会更加严重。但有时候这些因素也会很复杂。设置清晰的文件系统可以节省时间，确保你可以快速、准确地找到文件。
有些因素可能看起来是彻头彻尾的投机取巧。比如说，使眼色让你的秘书打断会议并提出由于不得已的新情况你要缩短会议或立刻离开。此外，这里有个累积效应。你采取或适应的技巧越多，你的时间越有效率。每个人在职业生涯中都可以积累或练习这样的技巧。因此，除非你已经能够高效利用时间，否则反思你的工作是否处于最优总是值得的。事实上，有规律的反思会对你的工作和生活有所助益，而且会成为一个好习惯。
个人方法
由于时间管理受许多因素的影响，其运行方式会根据特定工种及特定个人而有所不同。这里讲的一些方法，可能会给你现有的工作习惯带来启发。有些方法对你而言是全新的；有些方法你可能听说过却从未有效利用过；其他的方法只能作为形成你自有方式的基础，需要根据你的工作环境进行个性化调整。在你拒绝任何方法之前，一定要考虑到这一点。
千万不要不假思索地拒绝，因为有些方法稍做调整后就有可能对你有所帮助。在时间管理这个领域，很小的因素都可能影响整体的生产效率。当然，有些方法可能根本不适合你。不论你怎么修改，它们都不会对你的工作方式产生有用的影响，那么这种方法就可以忽略。我们的目的是充分反思工作，并利用任何一种可能的方法来提升工作效率。重要的是你愿意去探索、选择、采用并试验，直到找到提升工作效率的行之有效的方法。记住，最重要的是你，而不是理论。不过任何可能的方法都应予以考虑，除非有负面影响，否则它们都将是你工作实践的一部分。良好的时间管理源于“千方百计”（leaving no stone unturned）。
生产率提高
时间是相对的，但其价值能与其他任何资源媲美。然而，它也十分容易被挥霍。为什么人们更愿意充分考虑合理利用金钱之类的其他资源，而不是时间呢？时间管理的困难程和习惯的力量从某些方面解释了这个问题，不过我认为还有其他原因。
很久以前，彼得•库克（Peter Cook）绘制了关于核战争可能性的草图。他提出，雷达会提前4分钟预警，告知敌方导弹瞄准我们的方式。“你在4分钟内能做什么？”有人难以置信地提出疑问。彼得回答说，“有些人可以在4分钟内跑 1 英里（约合1.61千米）！”虽然4分钟对于逃离核武器的攻击范围远远不够，不过它告诉我们时间管理的一个重要原则：即使很短的一小段时间，也可以通过叠加和累积形成有价值的大段时间。
考虑一下，节省4分钟有没有必要？我们讨论的当然不是以上故事里面的跑1英里，那很容易令人觉得节约4分钟确实不值得。不过，如果通过提高效率使日常的小任务每天节省4分钟，那么1年节省的时间将超过14个小时！这接近于两个工作日的时间，可以给你更多的机会停下来思考。如果额外多出来两个工作日的时间，你将做什么呢？不可否认这个时间非常有用，大多数人每天都有很多工作要做，额外的两天无疑可以帮他们清减工作清单。这个设想仅仅是提高小任务的效率，只要避免浪费4分钟，就能给你带来这么多好处。因此，时间管理可能被忽略的另一个重要原因就是，人们觉得对小段时间的节省无关紧要。我们往往不知道这里或那里节省下来的5分钟的小段时间到底有多重要，只想要一个小时甚至一天不被打扰的整段时间。然而，整段时间往往是小段时间的总和。
如果这一事实被充分意识到，并据此安排时间和工作，那么我们将会节约相当可观的时间。这种提高不需要任何成本，相比之下，其他一些提升效率的方法都有成本支出。如果你需要新型仪器、更多预算或额外人员，那么在许多组织中，即便有充足的理由却仍可能被否决。然而，时间则是你自己能够掌握和利用的。只要有进行高效时间管理的意愿，你就可以行动起来，进行改变。
由推测到积累
在我们开始个人行动的讨论之前，还有一点必须要说明。你会发现，节省时间或更好地利用时间的方法都需要投资——它是一种时间投资。这似乎是一个悖论，不得不花时间去节省时间。这很有可能再次成为行动的障碍。然而，原则是清晰的：在“时间方程”中，要让时间可控，必须把它当作一个投入因素。有很多方法可以确保时间得到最佳的利用，一些只需要花费一点时间，另一些则需要花费很多时间来建立特定的工作习惯。
举个之后我们也会讨论到的例子，当关系到授权时，通常人们都会认为“我自己做更快”。当你有这个想法时，在短期内你都会认为自己的观点是非常正确的。你自己做确实更快。但要注意，因为这可能只在某些情况下是正确的。比如有人打电话让你提供某些信息，假设你要查找资料，撰写简要说明并将其发送给另一个人只需花费你三四分钟。
进一步假设，不是你自己来做这件事，而是让你团队中的一个成员来做。向他解释和布置这项任务需要花费你们各自10～15分钟时间。这种情况下，确实你自己做更快些。然而, 如果这是一项常规的工作，那么事实并不如此。假如一项工作每周发生10次，那么你只需要给其他人解释1次，而且花费的时间将会得到回报，此后你每周都会节省大量时间，实际上每次遇到类似的请求都可以节约时间。所以，花费时间给别人做解释的确是值得的。这里的“时间方程”中，花费的时间使节省的时间产生了正向结果。通常情况下，不论是简单的事例还是几个小时甚至是几天的复杂任务，起初花费时间重组系统和流程，后期会成效显著。
那么，为什么采取这种行动非常困难？为什么很多人都说他们自己做更快？一些原因可能是事关对授权的态度（对于第二个问题往往是这一原因）；除此之外，很大程度上是因为习惯和缺乏思考——可能是迫于当时的压力。我们认为停下来思考另一种解决方案很有必要，然而事实是，我们的思考和总结并不深入，这导致我们依然过分沉湎琐事，无法真正节约时间。这的确值得深思。只有下定决心不陷入时间陷阱，才能真正节约时间。
无论你承认与否，只要具备正确的意图和动机，任何人都可以提高他们的时间利用率，而且效果还相当显著。然而毫无疑问，事情并非到此为止。要真正提高效率，并不能仅仅依靠反思时间管理或采用一两种方法。反思只是一个开始，必须要依靠正确的方式才能持续提高效率。最好的时间管理者不仅会使良好的习惯像自动巡航系统一样自动运行，也认为时间管理是一个永恒微调的领域。任何与时间维度有关的事都属于他们的考虑范畴，且成为他们选择工作方法的先决条件。他们不断努力精进——不断改变他们的工作方式，最终达到理想效果。这种微调也会成为一种习惯。
完美的时间
本章最后要介绍的是“完美的时间”。用古老的谚语“千万不要让尽善尽美与优秀为敌”来形容时间管理，是完全恰当的。不管如何管理时间，你都不能称之为完美。你依然能够找到新的改进点，因为未来可能还会有时间被浪费，甚至在某个关键时刻再次被打断。记住墨菲定律：如果你认为一件事情会变坏，那它确实会。今后也许你还会说“如果我有更多的时间……”。实际上，许多工作都有创造性的一面。你被雇用来实现目标、创新、审查和改变工作，诸如此类都是动态的过程，它们有时候甚至无法保持 5 分钟不变。在这种环境下，永远都有新事情要做，你永远无法到达你的事务清单的底端。你应该忧虑的不是有太多事情要做，而是没有足够的时间去做。
对于工作，虽然不可能做到完美，但却可以改善。每一次节省时间，每一次生产率的提高，无论是大还是小，都会提高效率，从而形成你的工作风格。任何工作都可以改善，用更好、更有效的方法来完成。这意味着你必须积极地改善工作习惯，找到最佳且真正有效的工作方式。在这个过程中，要使用时间管理的原则，同时采取正确的态度。充分做到这一点可以给你和你的组织带来好处，而且有些好处是立竿见影的。
我们需要注意的是，企业文化正在变得越来越积极，更专注于有效率的工作时长。不管是否乐意，越来越多的人花费了更多的时间在工作上。然而，诸多证据表明，额外的工作时长并没有转化为更高的生产率，压力和疲劳还会降低效率。
个人想挑战这种文化很难，但并不是不可能。有效的时间管理理念会在“工作日”的某些范畴内发挥作用，而且对于每个人都会有所不同。仅仅多花几个小时思考的效果是有限的，我们的目的是通过合理的工作分配来改变习惯和提高效率。如果你这样做并且达到了目的，那么“花更多时间”的压力可能会减轻。如果你是管理人员并且要创立这方面的企业文化，那么这一方面值得深入思考。［如果你对于这方面不擅长，可以参考我的书籍《如何激励员工》（How to Motivate People）。］
要点总结
■ 培养正确的态度。
■ 意识到有效的时间管理能够提高生产率。
■ 认识到良好的习惯能够让工作顺其自然地完成，下决心培养良好的习惯（尽管起初会很困难）。
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