第二章 商务谈判的准备
1.了解商务谈判在信息方面的准备工作。
2.了解商务谈判在组织方面的准备工作。
古语云：“知己知彼，百战不殆”。商务谈判取得成功与否，不仅取决于谈判桌上的谈判技巧和现场发挥，而且有赖于谈判前充分、周密的准备工作。可以说，任何一次成功的谈判都是建立在良好的准备工作基础之上的。本章主要讲述商务谈判的信息准备、组织准备、方案制定和模拟谈判。
第一节 商务谈判的信息准备
一、商务谈判信息的概念和意义
（一）商务谈判信息
商务谈判信息也叫谈判情报，是指反映与商务谈判相联系的各种情况及其特征的有关资料。
（二）商务谈判信息的意义
有这样的一个例子，意大利与中国某公司谈判出售某项技术。谈判已进行了一周，仍进展不快，于是意方代表罗尼先生表示：“我为表示诚意向中方拿出最后的价格，请中方考虑，最迟明天上午12点前告诉我是否接受，若不接受我就乘下午2点半的飞机回国。”说着把机票从包里抽出在中方代表面前晃了一下。中方代表一方面与领导汇报，与助手、项目单位商量对策，一方面派人调查第二天下午2点半是否有飞往欧洲的航班。结果查无此航班，中方认为意方最后的还价、机票是演戏，还有谈判空间。于是在次日10点给意方去了电话，稍作让步。意方听到中方有改进的意见后，虽然还不满意，但是没有离开。这样，靠一条航班信息，中方摸清了意方态度，得以继续谈判。
谈判信息对谈判活动的影响十分复杂，不同的谈判信息，或者准备程度不同的相同的谈判信息，对于商务谈判的影响也不同。有的信息直接决定了谈判的成败，有的只起到间接的影响作用。
1.谈判信息是制定谈判计划和战略的依据
谈判信息收集准确到位，谈判者就能根据信息制定相应的谈判战略，安排谈判计划，对即将展开的谈判进行纲领性的设想规划。明确的战略目标，良好的适用性和灵活性是一个优秀谈判战略所必需具备的，这都需要大量的谈判信息作为依据。
2.谈判信息是谈判双方相互沟通的纽带
在商务谈判过程中，虽然谈判双方的谈判目标、谈判方式和谈判内容各不相同，但是谈判的过程都是一个沟通的过程。沟通即是交流谈判信息。在信息的不断交换和识别中，谈判双方努力发现利益平衡点，促使双方达成协议。
3.谈判信息是控制谈判过程的手段
谈判者在谈判过程中应始终明确“谈判的最终目标是什么”。在这一前提下，需要谈判者认真筛选谈判信息来支撑己方表述，使得谈判过程始终指向谈判目标。
二、商务谈判信息收集的主要内容
（一）关于己方信息的收集
在商务谈判中，要对己方的产品和经营情况有详细而深入地了解，其目的在于正确评估自身实力，根据形势来确立自己在谈判中的地位，从而制定相应的谈判策略。具体来说，包括产品的规格、性能、用途、质量、种类、销售情况、供需情况、市场竞争情况与企业的经营手段、效益和策略等方面内容。
（二）关于对方信息的收集
对谈判对手的信息收集是谈判信息的主要组成部分，具体包括：
①谈判对手的人员组成情况，即对方谈判人员的人数、主要负责人及他们之间的相互关系等；
②谈判对手的个人情况，包括年龄、学识、能力、爱好、家庭情况、个人品质、人格类型和理想信念等；
③谈判对手对于此次谈判的重视程度、合作欲望、目标、底线和最后期限等；
④谈判对手的产品和企业经营情况和资信情况等；
⑤谈判对手对于己方的了解程度和信任程度及评价等。
（三）关于市场信息的收集
市场信息是反映市场经济活动特征及其发展变化的各种消息、资料、数据和情报的统称。市场信息主要包括以下几个方面：
①国内外市场分布的信息。主要是指市场的分布情况、地理位置、运输条件、政治经济条件、市场潜力和容量、某一市场与其他市场的经济联系等。
②市场需求方面的信息。如产品的需求量、潜在需求量、本企业产品的市场覆盖率和市场占有率及市场竞争形势对本企业销售量的影响等。
③产品销售方面的信息。如果是卖方，则要调查本单位产品及其他企业同类产品的销售情况。如果是买方，则要调查所购产品的销售情况，包括该类产品过去几年的销量、销售总值及价格变动，该类产品的长远发展趋势、拥有该类产品的家庭所占比例，消费者对该类产品的需求状况，购买该类产品的决定者、购买频率、季节性因素、消费者对这一企业新老产品的评价及要求。
④产品竞争方面的信息。这类信息主要包括生产或购进同类产品的竞争者数量、规模与该类产品的种类，各主要生产厂家生产该类商品的市场占有率及未来变动趋势，各品牌商品所推出的形式，消费者偏好与价格水平、竞争产品的性能与设计，各主要竞争对手的售后服务及满意度，广告宣传的类型与支出等。
（四）关于环境信息的收集
商务谈判是在一定的法律制度和特定的政治、经济、社会文化环境中进行的，这些外部因素或多或少都会对谈判活动产生影响。一般在跨区域的商务谈判中较多涉及，如国际商务谈判，谈判人员在制定谈判计划时要充分考虑以下因素：
1.政治环境
（1）政治背景
一般情况下，商务谈判是纯经济目的的，但有时也会有政府或政党的有意介入。如果商务谈判中掺杂政府或政党的政治目的，那么谈判成功与否主要取决于政治因素的影响，不再单纯是商务或技术方面的问题。
（2）国家对企业管理的程度
主要涉及企业自主权的大小问题。如果国家对企业管理的程度较高，则谈判过程中政府常常会介入，而且关键性问题也有可能是政府部门人员做出回应。如果国家对企业管理程度较低，则意味着企业有较充分的自主权。
（3）经济运行体制
在市场经济体制下，企业有较多的自主权，可以决定谈判对象、谈判内容和谈判交易本身。在计划经济体制下，企业间的交易往来主要取决于是否列入国家计划，而列入国家计划的企业已争取到了计划指标。
（4）外交关系
谈判双方所属的国家政府之间的关系会影响到谈判成败。如果甲国与乙国有政治矛盾，而乙国和丙国是良好的贸易伙伴，那么甲国就有可能不愿意和丙国做生意。而且，在科技日益发达的今天，一些军事监听手段也常常会运用到国际商业竞争中。
2.宗教环境
在一些有宗教信仰的国家，宗教信仰对人们的思想、行为的影响是客观存在的，甚至具有直接影响。一般来说，宗教环境的影响体现在五个方面：一是政治事务。主要指该国的政策方针和政治形势受到宗教影响。二是法律制度。在一些受宗教影响很大的国家，其法律制定必须依据宗教教义。三是国别政策。由于宗教信仰不同，国家在经济贸易方面会存在区别对待，或优待，或有所限制。四是社会交往行为。主要存在于有宗教信仰的国家和非宗教信仰国家在社会交往和人际行为方面的差别。五是节假日与工作时间。宗教活动往往有固定节日，不同国家的工作日也有所差别，所以在确定谈判日程时必须考虑这一点。
3.法律环境
①法律制度的特征。它是根据何种法律体系制定的？属于哪种法系？包括什么内容？
②法律执行的情况。法律制度是否健全，是否有法可依？是否可以做到依法办事？
③法院受理案件的时间长短。
④不同国家法律的适用问题。
4.商业习惯
不同国家或地区拥有不同的社会习俗，这些习俗对商务谈判具有一定影响。例如衣着规范是什么？如何称呼？赠礼方面有何讲究？对业务商谈的时间是否有要求？妇女在商业活动中的地位如何？这些社会习俗都会影响谈判双方的交流和所采取的对策。
5.气候环境
一个国家或地区的气候也会间接影响业务活动。例如巴西热带雨林气候地区由于高温和多雨天气导致商务活动不适宜在户外进行；正在被海啸冲击的沿海城市也不是商务谈判进行的最佳地点。雨季和雨量分布，气温情况，空气平均湿度，自然灾害情况等等都会对商务谈判产生影响。
三、商务谈判信息的收集方法
由于社会、经济和企业制度管理等因素的影响，谈判信息的获取受到保密制度、保密原则和商业竞争的限制，使得信息收集十分困难。按照信息获取方式，可以把谈判信息分为一手资料和二手资料，前者一般是通过特殊手段直接获得的资料，后者一般是通过对已公开的各种信息进行收集整理获得的资料。
（一）二手资料的获取
1.文案调查法
文案调查法又称资料查阅寻找法、间接调查法、资料分析法或室内研究法。它是利用企业内部和外部现有的各种信息、情报，对调查内容进行分析研究的一种调查方法。
（1）内部资料收集
一是业务资料，包括与调查对象活动有关的各种资料，如订货单、进货单、发货单、合同文本、发票、销售记录、业务员访问报告等。二是统计资料，主要包括各类统计报表，企业生产、销售、库存等各种数据资料，各类统计分析资料等。三是财务资料，是由企业财务部门提供的各种财务、会计核算和分析资料，包括生产成本、销售成本、各种商品价格及经营利润等。四是企业积累的其他资料，如平时剪报、各种调研报告、经验总结、顾客意见和建议、同业卷宗及有关照片和录像等。
（2）外部资料收集
一是统计部门以及各级、各类政府主管部门公布的有关资料。国家统计局和各地方统计局都定期发布统计公报等信息，并定期出版各类统计年鉴，内容包括人口数量、国民收入、居民购买力水平等，这些均是很有权威和价值的信息。此外，计委、财政、工商、税务、银行等各主管部门和职能部门，也都设有各种调查机构，定期或不定期公布有关政策、法规、价格和市场供求等信息。这些信息都具有综合性强、辐射面广的特点。二是各种经济信息中心、专业信息咨询机构、各行业协会和联合会提供的信息和有关行业情报。这些机构的信息系统资料齐全，信息灵敏度高，为满足各类用户的需要，它们通常还提供资料的代购、咨询、检索和定向服务，是获取资料的重要来源。三是国内外有关的书籍、报纸、杂志所提供的文献资料，包括各种统计资料、广告资料、市场行情和各种预测资料等。四是有关生产和经营机构提供的商品目录、广告说明书、专利资料及商品价目表等。五是各种国际组织、学会团体、外国使馆、商会所提供的国际信息。六是国内外各种博览会、展销会、交易会、订货会等促销会议以及专业性、学术性经验交流会议上所发放的文件和材料。
2.专家顾问法
一些教授和专家由于学术研究，长期积累了大量的详细资料。企业可以通过聘请顾问的方式，协助资料调查和分析，并且可以合理“借用”顾问的信息资料。
（二）一手资料的获取
1.购买信息
目前，银行和市场调查公司、咨询企业都在开展调查研究和咨询业务，这些机构拥有专门的市场调查员和专家。企业在自身力量不足时，可购买其信息或委托调查。
2.实地调查
由谈判人员通过直接接触来收集、整理信息的方法。谈判人员可向内部企业和对方有接触的人员进行了解，也可以通过函电等方式和对方联系，对于比较重要的谈判，则可以安排非正式的初步洽谈。这种事先的接洽不仅有利于收集信息，而且能很好地表达合作的诚意。
3.网络调查
是借助互联网技术，以问卷调查或询问的方式获取信息的方法。但所获信息的准确性可能较低。
4.商业间谍
在对方内部安插人员或进行收买，从而窃取商业信息情报的方法。不足在于风险较高，安插人员是一种长期投资，短时间难以见效，而收买则可靠性较低，不值得提倡。
四、商务谈判信息的整理与分析
（一）信息的评价与筛选
对获得的谈判信息进行评价是信息整理的第一步。由于收集到的材料多且复杂，重要程度也各有不同，所以首先要进行价值判定，哪些可直接采用，哪些需要整理后使用，哪些本身不具备价值，都要进行初步的判断，从而方便信息的筛选。
信息的筛选一般通过以下方法：
1.查重法
剔除重复信息，精简信息量。
2.时序法
按照时间排序，针对同一问题以最近时间的信息为准，使得信息在时效性方面更具价值。
3.类比法
将信息按照不同类别，如地区、产品层次等，分类比较，将比较贴近实际的材料予以重点保留。
4.评估法
根据自己对谈判对手业务或产品的熟悉程度，将对己方有用的信息予以保留。但这种方法需要信息收集和筛选人员具有比较扎实的市场专业知识和敏锐度，并和谈判活动密切相关。
（二）信息的分类与保存
想要充分利用获得的谈判信息，对信息进行分类非常必要。分类方法一般有两种：一是项目分类法，可和不同工作岗位相联系，按不同使用目的来划分；二是从大到小分类。信息量明显多于其他内容的可列为大项，一般不超过10项。在后期的信息分析中如有需要，大项可以继续细分。这两种方法可结合使用，一般是在第一种方法基础上使用第二种方法分类。
信息分类后要妥善保存。不论是经常翻阅的还是鲜有查阅的资料，都应当分门别类放到专门的文件夹或文件盒中，以标签标识，保证能够随时查找翻阅。
（三）信息的分析与研究
谈判信息的分析是在系统整理后进行的，而且必须细致准确，否则得出的结论很可能是错误的，从而导致谈判失败。一般而言，人们对谈判信息可进行定性分析、定量分析和定时分析。
定性分析主要指对谈判信息按照不同性质进行划分和分析，如对产品的市场竞争分布、规格、质量分析，以及对谈判对手做相应的质的分析和比较。定量分析是从数量方面对信息进行分析。如竞争对手的产品销售量、价格、成本利润和市场容量等。定时分析是指在一定时间段内对自己、谈判对手和市场竞争对手基本情况和未来发展趋势的分析。经过定性分析、定量分析和定时分析三个阶段，谈判信息会更具利用价值。
第二节 商务谈判的组织准备
商务谈判是一项复杂的经济活动，要使得谈判顺利进行并取得预期成果，提高谈判的成功率，对谈判人员的组织和管理会起到决定性作用。如果对自己的谈判人员缺乏组织和管理，就会增大在谈判中失败的可能性。因此，要充分做好商务谈判的组织准备工作。
一、谈判团队的构成原则
一场成功的谈判往往依赖于谈判人员良好的个人素质，而由于商务谈判大多是组织行为，因此单凭个人不一定总能获得预期成果。商务谈判就如同一场交响音乐会，谈判人员如同乐手演奏不同乐器，只有在一定指挥和协调下，才能相互配合演奏出优美的乐曲。谈判团队要构成合理，人员精干。具体来说，应遵循以下原则：
（一）知识互补
谈判小组的每个成员不仅要符合一定的素质要求，而且还要能结构互补。一般而言，首席谈判代表要责任心强，心胸开阔，意志坚定；富有创新能力和组织协调能力，拥有上通下达的信息渠道；知识广博，精通商务及有关业务；经验丰富，有娴熟的策略技能；思维敏捷，善于随机应变；能充分发挥谈判队伍的整体力量，从而实现预期谈判目标。而谈判小组其他人员则要在基本的业务专长基础上，善于从思想上、行动上服从指挥，相互配合，确保内部协调一致。
（二）性格协调
谈判小组中谈判人员的性格要互补协调，能将不同性格的优势发挥出来，互补不足，才能发挥出最大优势。如外向型的人比较适合沟通接待和打探消息，谨慎内敛型的人则可能比较适合情报分析等工作。
（三）分工明确
谈判小组的成员要分工明确，以防在工作中人员扎堆或互相推诿。每个人应担任不同角色，以便责任落实到个人，避免越位。争论时发言有序，行动时主次分明，主角和配角、中心和外围，各有不同，各有侧重。
二、谈判团队人员的构成及素质要求
一般来说，谈判小组由核心成员和外围支持构成。不仅要求每个谈判人员要精通自己专业方面的知识，同时对其他领域的知识也要比较熟悉，这样才能彼此密切配合。比如商务人员有必要懂得一些法律、金融方面的知识；法律人员有必要掌握一些技术方面的内容；而技术人员则要了解一些商务和贸易方面的知识等。
（一）团队核心成员
1.技术人员
商务谈判需要有熟悉生产技术、产品性能和技术发展动态的技术人员、工程师等参加。在谈判前，专业技术人员要准备好与谈判有关的详细技术资料，掌握相关参数，在谈判中发生与技术问题相关的争议时应立即分析、判定问题所在，及时解答相关难题。
2.财务人员
财务人员应由熟悉业务的经济师或会计师担任，主要职责是对谈判中的价格核算、支付条件、支付方式、结算货币等与财务相关的问题进行把关。
3.法律人员
通常由特聘律师、企业法律顾问或熟悉相关法律规定的人员担任。职责是做好合同条款的合法性、完整性、严谨性的审核工作，同时也负责涉及法律方面的谈判。
4.翻译人员
由熟悉外语和有关知识、善于合作、纪律性强、工作积极的人员担任，主要负责口头与文字翻译工作，以达到沟通双方意图，并运用语言策略配合谈判的作用。在涉外商务谈判中翻译人员的水平将直接影响到谈判双方的有效沟通和磋商。在此需要强调的一点，即使己方谈判人员十分熟悉对方的语言，翻译人员也有其重要用途。一是给予我方缓冲时间，在高度紧张的谈判中能够利用翻译的时间进行思考和观察；二是在特殊情况下通过翻译避开对方的攻击，如借口翻译不当；三是翻译可以对己方明显的语言失误进行修正。
5.商务人员
由熟悉交易惯例、价格谈判条件、行情，并且有经验的业务人员或领导担任。
6.谈判团队领导人
负责整个谈判工作，领导谈判队伍，具有领导权和决策权。有时谈判团队领导人也是主谈人。
（二）外围支持力量
除以上核心人员外，还可配备其他一些辅助人员，但人员数量要适当，要与谈判规模、谈判内容相适应，尽量避免不必要的人员设置。
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